In de zorg heb je te maken met regels. Of je nu ouderen helpt op een dagbestedingslocatie, mensen opereert in een ziekenhuis of kinderen verzorgt op een dagverblijf. En die regels verzamelt men meestal in documenten. Ze vormen een onderdeel van een beleidsplan, een statuut, een toekomstvisie of een rapport. En vaak zijn die documenten enorm saai om te lezen. Dat kan anders.

Tja, regels zijn regels. En daar verander je weinig aan. Je bent verplicht (door bijvoorbeeld een instantie of inspectie) om ze te noemen, ergens te bewaren en er natuurlijk naar te handelen. Daar heb je geen invloed op. Waar je wel iets mee kunt is de presentatie van deze regels. De aankleding. En die is belangrijker dan je misschien zou denken.

Hoe ga je te werk en maak je van jouw document een lekker leesbaar, uitnodigend stuk met een heldere boodschap? Start met het aanbrengen van een logische structuur. Wat is het doel van het document? Uit welke onderdelen bestaat het? En waarom? Schrap waar mogelijk en zorg dat de rode draad voor de lezer goed te volgen is. Maak gebruik van korte, actieve zinnen en zorg voor voldoende witregels, alinea’s en tussenkopjes.

Ga vervolgens aan de slag met kleur. Denk hierbij aan de huisstijlkleuren van jouw organisatie. Geef alle tussenkopjes dezelfde kleur, omlijst afbeeldingen met huisstijlkleuren en benadruk belangrijke woorden met een tintje. Kleur kan jouw document nog meer structuur en logica geven. Zet bijvoorbeeld elke regel/eis in het zwart en vermeld daaronder in kleur hoe jij deze regel toepast in jouw organisatie.

Voeg beeld toe. Dit kunnen foto’s van jouw organisatie zijn of bijvoorbeeld pictogrammen. Foto’s geven een realistisch beeld van de situatie en kunnen regels vaak verduidelijken. Pictogrammen laten de lezer direct zien wat zij in het bijbehorend stuk tekst kunnen verwachten.

Meer tips nodig? Of kun je wel wat hulp gebruiken bij het toegankelijk, begrijpelijk en aantrekkelijk maken van jouw document? Ik help je graag!

 

Neem contact op met Moor!