Als kind had ik gitaarles. Elke week schotelde mijn leraar me ingewikkelde klassieke muziekstukken voor. Hij vertelde me enthousiast: “Als je goed luistert hoor je een gesprek in dit muziekstuk. Je hoort een vraag en meteen daarop het antwoord. De muzieknoten nemen je mee in het verhaal.” Ik denk nog vaak terug aan deze uitspraak en pas ‘m dagelijks toe in mijn communicatiewerk.

“We gaan in onze zorgorganisatie over op een nieuwe werkwijze. Dit heeft een grote impact op onze medewerkers. Hoe kunnen we hen informeren?” Ook bij deze vraag van een klant komt het ‘Vraag-antwoord’ verhaal van pas. Kruip in het hoofd van de lezer. Welke vragen leven er bij de medewerkers? Hoe ziet de nieuwe werkwijze eruit? Vanaf wanneer geldt deze werkwijze? En welke invloed heeft deze nieuwe manier van werken op de medewerker zelf? Kan de medewerker meteen met de werkwijze uit de voeten? Of moeten hij/zij eerst een training volgen? Neem deze vragen mee in je communicatieuiting en beantwoord ze open en eerlijk.

Door de vragen letterlijk te benoemen in je communicatiestuk (bijvoorbeeld een brief of een (animatie)filmpje) geef je niet alleen structuur aan je stuk, maar laat je tevens zien dat je weet wat er bij de lezer speelt. Voorbeeld:

Een nieuwe werkwijze dus, leuk! Maar wat merk ik daarvan op de werkvloer?
Jouw dagelijkse werkzaamheden zullen veranderen. Bevindingen bij patiënten vul je nu niet meer op papier in, maar rechtstreeks in ons nieuwe systeem.   

Kan ik meteen met dit systeem aan de slag?
Nee, hiervoor volg je eerst een cursus. Deze cursus is gedeeltelijk klassikaal en gedeeltelijk online. Je ontvangt binnenkort een uitnodiging.

Maar ik ben helemaal niet technisch aangelegd. Is dat erg?
Het systeem is aangepast aan de wensen en eisen van onze organisatie. Je kunt er precies vinden wat jij nodig hebt om jouw werkzaamheden uit te voeren. In het begin zal dit even oefenen zijn. Gelukkig staat ons hulpteam elke dag klaar om te helpen als jij er niet uitkomt.

Deze techniek dwingt je om je in te leven in de doelgroep en onderzoek te doen naar hun wensen, eisen, angsten en twijfels. Die kun je vervolgens direct beantwoorden. Doe je dit open en eerlijk? Dan geef je de lezer het gevoel dat je hem of haar begrijpt en dat je oog hebt voor zijn of haar gedachten en gevoelens.

 

-->