Wil je iets moeilijks bespreken? Heb je een vaag onderwerp, dat je graag concreter maakt? Of wil je iets groots en ingewikkelds terugbrengen naar de kern? Gebruik dan een metafoor!

Enkele maanden geleden schoof ik als communicatieadviseur aan bij een technisch project van een grote zorginstelling in Brabant. Ze gingen aan de slag met een nieuw, elektronisch cliëntendossier. Dat bracht grote veranderingen met zich mee. Niet alleen voor de cliënten. Vooral voor medewerkers ging er een hoop veranderen: vanaf nu gaat alles digitaal, verwerk je alle cliëntgegevens in het systeem, werk je vanaf een iPad of laptop. Geen handgeschreven krabbels of briefjes in WORD. Kortom: een grote verandering. Zeker voor de zorgmedewerkers die niet zo veel van ICT en techniek weten.

Kleine wasjes, grote wasjes…
Hoe zorg je ervoor dat medewerkers interesse krijgen in het nieuwe systeem? Hoe maak je een ICT-project tastbaar, begrijpelijk en behapbaar? Dan werkt een metafoor uitstekend. In dit geval koos ik voor ‘De Wasmachine’. Waarom een wasmachine? Iedereen weet wat een wasmachine is en waar je een wasmachine voor gebruikt. Het ding ziet er eenvoudig uit aan de voorkant, maar er zit een hoop techniek aan de achterkant. Je gebruikt het met een doel (schone was) en drukt op de knoppen die voor jou relevant zijn (bijv. kort programma, wol programma of kookwas). Daarnaast voeg je zaken toe die voor jouw was belangrijk zijn, zoals wasverzachter, een colourcatcher of een vlekverwijderaar.

Ons Toos
Deze metafoor was erg simpel, maar wel heel doeltreffend. Ineens werd het systeem tastbaar en concreet. Medewerkers gingen de was doen! Je hoefde alleen maar te weten welke was je wilde doen (‘welke cliëntgegevens ga je invoeren? Een behandelplan? Een doel? Een gebeurtenis?’) en welke zaken je toe wilde voegen (‘registratie van uren, agenda van cliënt invullen, etc.’). Wat er vervolgens allemaal in en achter de wasmachine gebeurt, is voor medewerkers niet van belang. En gaat je wasmachine stuk? Dan bel je de monteur (de ICT-hulplijn). De wasmachine metafoor zorgde zelfs voor wat humor: “Hoe je die gegevens invult? Dat weet ik niet hoor, ‘ons Toos’ doet thuis altijd de was.”

Voor iedereen
Ook de projectleden gingen aan de slag met de metafoor. Zij zaten zo diep in de (vaak heel technische) materie, dat ze het gevoel met de medewerker soms kwijt raakten. Telkens als dat dreigde te gebeuren, kwam de wasmachine van stal: hoe vertalen we dit op concrete wijze naar de medewerker?

Werkt jouw (zorg)organisatie al met metaforen? En wat heeft dit jullie gebracht? Ik ben hier erg benieuwd naar! Laat het me weten via maartje@moorcommunicatie.nl

 

-->