Ik heb erg genoten van mijn tijd op de universiteit. Maar ik was wel een nummer. Een van de vele duizenden studenten. Nummer 761641. Het stond nog net niet op mijn gevangenispak. Het is logisch dat een grote organisatie geen zicht of grip heeft op al haar studenten (klanten, cliënten, patiënten). Gelukkig zijn er steeds meer digitale mogelijkheden om een band op te bouwen met jouw doelgroep. Hoe groot die doelgroep ook is.

Veel organisaties in de non-profit sector zijn huiverig voor commerciële denkbeelden. ‘Wij zijn zo niet’. ‘Dat past niet bij ons.’ Te agressief, te vooruitstrevend, te actief. En dat is zonde. Want je kunt als (zorg)organisatie zoveel leren van een commercieel bedrijf. Kijk alleen eens naar hun manier van contact onderhouden met (potentiële) klanten.

De mailfunnel
Voor veel commerciële organisaties vormt een ‘mailfunnel’ een prominent onderdeel binnen het bedrijf. Deze reeks emails wordt automatisch verzonden naar iemand die interesse toont in het bedrijf, een product of dienst (bijvoorbeeld na het downloaden van een E-book). Het is een ontzettend handige, effectieve manier om op geautomatiseerde wijze met jouw klant in contact te blijven. Heb je jouw ‘funnel’ eenmaal opgezet? Dan scheelt je dat heel veel werk, tijd en moeite. Dit is niet alleen weggelegd voor grote, commerciële organisaties. Ook zorgorganisaties kunnen hier hun voordeel mee doen.

Een voorbeeld? Stel, je bent gespecialiseerd in het begeleiden van kinderen met faalangst en werkt op een bureau voor kindercoaching. Je hebt een prachtig E-book gemaakt, dat je aanbiedt op jullie website. Een ouder zoekt op internet naar tips over faalangst bij kinderen en komt bij jouw E-book uit. De ouder downloadt het E-book en leest het met veel interesse. Daarna zakt de aandacht weg en verlies je de ouder als (potentiële) klant.

Wanneer je een mailfunnel hebt, zal je dit niet zo snel gebeuren. De ouder ontvangt namelijk twee dagen na het downloaden van het E-book een mail. Daarin bedank je de ouder voor de interesse en schets je een herkenbare situatie. Je vraagt in de email of het E-book gebracht heeft wat de ouder zocht. Een week later volgt automatisch een mail met daarin een link naar een interessant onderzoek dat recent is gepubliceerd. Enkele dagen daarna volgt een mail met een flyer met ervaringsverhalen van ouders en een uitnodiging voor gratis deelname aan de training ‘Zo ondersteun je jouw kind bij faalangst’.

Een ander voorbeeld? Stel, een groot ziekenhuis wil haar patiënten zo goed mogelijk informeren en begeleiden op weg naar een operatie. Daarom meldt een medewerker de nieuwe patiënt aan voor de mailfunnel ‘Klaar voor de operatie?’.

  • De eerste mail ontvangt de patiënt na het gesprek met de arts. Daarin staat wat de patiënt de komende weken kan verwachten.
  • De volgende mail komt na een week. Daarin staat wat de patiënt kan lezen om zich voor te bereiden op de operatie. In de mail staan enkele nuttige links en de titels van een paar boeken.
  • De week daarop ontvangt de patiënt een mail met daarin de voorbereidingen die de patiënt moet treffen voor de operatie (bijv. nuchter blijven, een half uur voor de operatie aanwezig, paspoort en ziekenhuisdocumentatie meenemen). Daarnaast bevat de mail een link naar een video met ervaringsverhalen van patiënten.
  • Twee dagen voor de operatie ontvangt de patiënt een laatste mail met daarin de laatste reminders en een videoboodschap van de arts.

Tijdrovend?
Uiteraard kost het opzetten van zo’n mailfunnel tijd. Maar omdat je de rest van het proces volledig kunt automatiseren levert de funnel je veel meer op dan het je kost: meerdere malen contact met de patiënt, betrokkenheid, de kans om extra informatie te delen, etc. Volledig geautomatiseerd en tóch heel persoonlijk.

De kunst van het schrijven
Er zijn veel organisaties die je kunnen helpen met het opzetten van zo’n funnel. Mijn specialisme ligt bij de teksten die je in je funnel verwerkt. De kunst is deze teksten zó te ontwerpen dat ze persoonlijk en betrokken zijn, dat ze iemand informeren, inspireren en een goed gevoel geven. Benieuwd? Neem contact met me op en we plannen een sessie in om over dit onderwerp te sparren.


Er is (bijna) niets zo leerzaam als lezen. Je verrijkt je wereld, doet nieuwe inzichten op en kunt helemaal opgaan in een verhaal. In deze reeks nemen we een duik in mijn boekenkast. Ga je mee?

Vorige week: De waarheid – over een leugentje om bestwil en eerlijk zijn
Volgende week: Het boek met alle antwoorden – Over ‘dingen in het midden laten’ en de wijsheid in pacht hebben
Geen blog meer missen? Meld je aan via https://www.moorcommunicatie.nl/blog/

Over Moor Communicatie:
Maartje Bertens (Moor) helpt organisaties in zorg & welzijn met hun communicatievraagstukken. Hoe bereik ik mijn doelgroep? Welk communicatiemiddel zet ik in? Hoe maak ik mijn communicatieuitingen begrijpelijk, toegankelijk en aantrekkelijk?

Kan jouw (zorg- of welzijns)organisatie wel wat communicatiehulp gebruiken? Neem contact op, Moor helpt je graag!

-->