Soms is je onderwerp te vaag, wat je wilt vertellen te ingewikkeld of wat je wilt delen te emotioneel. Dan kun je wel wat hulp gebruiken. Een passende metafoor is een ideale manier om jouw boodschap over te brengen. Beeldspraak kan wonderen doen!

Een metafoor vergelijkt, versimpelt en verduidelijkt in veel gevallen wat jij wil zeggen. Metaforen bieden samenhang, zorgen ervoor dat jouw boodschap beter blijft hangen en makkelijker te onthouden is. Ze bieden een prima brug tussen concreet/voorstelbaar en ontastbaar. In deze casestudy neem ik je mee in het verhaal van een grote zorgorganisatie in Noord-Brabant.

De zorgsector staat bol van jargon, moeilijke processen, lastige werkwijzen en ingewikkelde systemen. Vaak onbegrijpelijk en soms zelfs onnavolgbaar voor de doelgroep. Hoe krijg je in zo’n geval tóch je boodschap bij de ontvanger? Hoe maak je jouw boodschap inzichtelijk, begrijpelijk, toegankelijk en misschien zelfs léuk? 
Duik mee in deze casestudy over de kracht van metaforen

Van pen en papier naar digitaal
Voldoen aan de huidige wet- en regelgeving, heldere overdracht naar collega’s en veilige opslag van persoonlijke gegevens en data: je kunt je voorstellen dat dat niet lukt wanneer je slechts werkt met pen en papier. Daar heb je een (digitaal) systeem voor nodig. En zo’n systeem, dat heb je niet ‘één twee drie’ in je organisatie gebracht. De organisatie in deze casestudy koos voor een ECD (een Elektronisch Cliëntendossier). Er werd een team van professionals samengesteld. Zij onderzochten wat nodig was en hoe dit gerealiseerd kon worden. Ik mocht aansluiten voor het communicatiedeel.

Iedereen aan boord?
Gedurende het project merkten we behoorlijk wat weerstand:
 

  • “Alweer een nieuw systeem?”
  • “Ik werk liever op papier dan met een laptop of tablet.”
  • “Nu ben ik nóg meer tijd aan administratie kwijt. Ik wil met mijn cliënten bezig zijn!”
  • “Ik vertel mijn collega wel gewoon wat ik gedaan heb. Moet ik dat echt in een systeem vastleggen?”

Al deze reacties hadden een reden. Een oorsprong. Want een (nieuw) ECD is complex (veel functionaliteiten) en vraagt om vaardigheden en competenties van medewerkers. Daarnaast vraagt de implementatie van het systeem veel tijd. Het duurt wel even voordat een héle organisatie met zo’n systeem werkt.

Ver van je bed
De doelgroep was op zijn zachtst gezegd… niet altijd gemotiveerd en/of geïnteresseerd. Ze vonden het project ingewikkeld, saai, oninteressant en ‘ver van hun bed’. Sommigen ervaarden het project zelfs als bedreigend: wat als het hen niet lukte om met het nieuwe systeem te werken? Wat betekende het systeem voor hun baan? En hun werkplezier?

Léuk?
Je ziet het: er was een grote kloof tussen het project en de doelgroep. Een kloof die alleen maar groter zou worden, als we niet in actie kwamen. Hoe maakten we het project tastbaar? Begrijpelijk en inzichtelijk? En misschien zelfs… léuk?

Een herkenbaar beeld
Samen met het team besloot ik om het project dichterbij te brengen. We gingen op zoek naar een passende metafoor die (over metaforen gesproken) een brug kon slaan. Een herkenbaar beeld. Simpel, toepasbaar en dus niet te complex of te gekunsteld. De doelgroep van de zorgorganisatie (en dus de eindgebruiker van het systeem) was hoofdzakelijk vrouw. Andere gemeenschappelijke kenmerken van de doelgroep?

  • Weinig tot geen technische vaardigheden
  • Weinig tot geen pc vaardigheden
  • Verandermoe 
  • Zagen het ECD als een ‘opgave’

Een brug slaan
Ik ging op zoek naar een veelzijdig gebruiksvoorwerp waarmee ik een brug kon slaan tussen het alledaagse en het project. En het werd een wasmachine. Waarom?

Voor de medewerker waren er veel overeenkomsten tussen het ECD en een wasmachine.

ECD & Wasmachine:

  • Beide noodzakelijk kwaad
  • Hebben allebei veel technische mogelijkheden
  • Niet iedereen maakt gebruik van dezelfde was/ecd-programma’s
  • Beide vragen om voorwerk (sorteren van kleding, juiste wasmiddel versus trainingen en goed invoeren van gegevens)
  • Achter het dashboard zit een hoop techniek
  • Het maakt je (werk) leven uiteindelijk een stuk makkelijker!

 

Inzicht voor de projectleden
De wasmachinemetafoor maakte het project tastbaar, inzichtelijk, toegankelijk en begrijpelijk. Niet alleen voor de eindgebruikers van het ECD, maar ook voor de projectleden.

Na de introductie van de wasmachinemetafoor zagen we namelijk een verandering bij de projectgroep. Wat de projectleden tot dan toe deden was:

  • Alle technische elementen benoemen
  • Vertellen waar ze nu mee bezig zijn (pilots, groepen, systemen)
  • Detailinfo geven

Oftewel, dit:

Maar wat de medewerker zag was:

Je kunt je voorstellen dat een medewerker niet op deze (detail)informatie zat te wachten. De metafoor de projectleden aan het denken: wat wil je dat de medewerker weet? Hoe houd je hem of haar bij de les? Hoe kun je hem/haar enthousiast maken én houden.

Wat je als leek wilt weten van een wasmachine/project:

  • Hoe werken de basisfuncties?
  • Hoelang duurt een wasprogramma?
  • Hoe krijg ik het beste resultaat?
  • Welke kleding mag bij elkaar?
  • Wat doe ik als het niet lukt?

Door telkens de link te leggen met de wasmachine werd het project begrijpelijker en eenvoudiger. Een voorbeeld?

 

Een behandelplan voor jouw cliënt via het nieuwe ECD? Kind kan de was doen!

  • Verzamel de gegevens van de cliënt (de was)
  • Open het ECD (de wasmachine)
  • Bepaal je programma: ga naar het behandelplan en selecteer jouw benodigdheden (Fijne was, 30 graden, gekleurd)
  • Verwerk de gegevens (zet de wasmachine aan)
  • Je behandelplan staat in het ECD (was is klaar)

De lol ervan inzien
Bij elke communicatieuiting in het project bedachten we: wie willen we bereiken? Wat willen we bereiken? En hoe kunnen we dit helder, toegankelijk en begrijpelijk communiceren via onze metafoor? Het sloeg aan bij de doelgroep! Sterker nog: ze begonnen de lol ervan in te zien. De metafoor maakte het mogelijk om op luchtige wijze je vragen te stellen: ‘Wat doe ik als de wasmachine stuk is?’ ‘Moet ik zelf wasverzachter toevoegen?’ en ‘Doe ik nog ooit een handwas?’.

Wasmachinestijl
De antwoorden die daarop volgden waren ook in ‘wasmachine-stijl’. Tja, waarom zou je nog ooit een handwas doen als je een machine voor je hebt staan? Zeker wanneer die machine ook een handwasprogramma heeft. En wanneer de machine kapot is, dan kun je zelf een paar zaken proberen om hem weer aan de praat te krijgen. Werkt dat niet, dan bel je de monteur. In dit geval was dat het ICT-team.

Minder beangstigend
De metafoor gaf de doelgroep rust. Het was een stuk begrijpelijker nu. Ook zagen ze in dat het systeem hun werk uiteindelijk makkelijker zou maken. Ze kregen een heldere training in het gebruik van het systeem, waarin ook de wasmachine centraal stond. En die wasmachine met talloze programma’s en mogelijkheden, is een stuk minder beangstigend wanneer je je focust op wat voor jóuw werk of wasgoed belangrijk is.

 

Wil jij aan de slag met een metafoor voor jouw project? Dan zijn dit de belangrijkste tips:

 

  • Zoek aansluiting bij jouw doelgroep
    (relevant en herkenbaar)
  • Zoek het ‘dichtbij huis’ (niet te ingewikkeld)
  • Ga niet te ver en probeer het niet overdreven leuk of lollig te maken (het is geen Disneyland)
  • Gebruik met het juiste doel (versimpelen, verhelderen)
  • Zorg voor eenheid (beperk tot één, heldere metafoor)
  • Zorg dat iedereen in het project de metafoor omarmt én gebruikt

Hulp nodig? 

… Ik sluit graag aan bij jouw project. Samen gaan we op zoek naar een passende, mooie metafoor om jouw zorgproject tastbaar, begrijpelijk en aantrekkelijk te maken. Meer weten? Boek hieronder een gratis adviesgesprek.

 

Boek hier jouw gratis adviesgesprek

Meld je eenvoudig aan voor een digitaal adviesgesprek (30 min) via het contactformulier)
Terug naar het blogoverzicht.

Terug naar de homepage.