Je opent vol goede moed je inbox. Zucht. Wéér 20 nieuwe e-mails. En dan is je dag nog maar net begonnen. Word jij soms ook gek van jouw inbox? Reduceer je emailverkeer!

Tip 1: Lees je email op gezette tijden
Laat je inbox niet voortdurend open staan, maar check je mail op gezette tijden. Zorg dat je dan ook tijd en ruimte hebt om de email te behandelen. Ga vervolgens aan de slag met tip 2.

Tip 2: Werk met categorieën
Houd je inbox zo leeg mogelijk. Een lege inbox schept rust en ruimte in je hoofd. Sleep de berichten direct naar de volgende submappen in je inbox:

  • Nu behandelen. Deze mail kun je direct beantwoorden en vraagt om een korte actie (niet meer dan 3 minuten)
  • Urgent & Belangrijk. De items in deze map zet je op je actuele to-do-lijst. Ze zijn belangrijk en vragen deze week om actie.
  • Niet urgent & Belangrijk. Deze items zet je op een ‘lange termijn to-do-lijst’. Je moet er nog actie op ondernemen, maar het kan nog even wachten. Reserveer 1x per week (of per maand) tijd in je agenda om deze map leeg te maken en de gevraagde handelingen te ondernemen.
  • Niet urgent & niet belangrijk. Met de mails in deze categorie doe je lekker niks. Zonde van je tijd. Je kunt ze bewaren als naslagwerk, maar kunt ze ook naar de prullenbak slepen.

Tip 3: Zet je meldingen uit
Je hoort het bekende piepje: daar is weer een nieuwe e-mail. Zet daarom auditieve en visuele notificaties uit. Zodra je een mail gezien hebt, houdt het je gedachten bezig. Voorkom deze vorm van afleiding.

Tip 4: Verminder de inkomende stroom
Meld je af voor nieuwsbrieven die je niet leest of laat ze direct (via een filter) binnenkomen in de submap ‘nieuwsbrieven’. Maak daarnaast afspraken met collega’s: Stuur me één keer per dag (of per week) een mail met alle belangrijke updates en zet me niet in ‘cc’ bij het reguliere e-mailverkeer.

Tip 5: Verminder de uitgaande stroom
Wanneer jij alle acties in je mailbox weggewerkt hebt, staat je inbox een paar uur later alweer helemaal vol. Probeer daarom ook je uitgaande stroom te verminderen. Houd daarbij in gedachten:

  • Niet elke email vereist een reactie
  • Wees in de email die je stuurt zo duidelijk mogelijk: wat verwacht je van de geadresseerde? En wanneer? Herhaal deze boodschap onderaan je mail.
  • Soms werkt een kort telefoontje beter dan 10 mails.
  • Antwoord niet direct, maar neem de tijd en denk na over je antwoord. Liever iets langer wachten en een vollediger antwoord, dan een snelle, korte reactie die niet compleet is.

Moor Communicatie maakt informatie begrijpelijk, toegankelijk en aantrekkelijk. Elke woensdagmiddag verschijnt ‘Moor Breekt de Week’ boordevol communicatietips. Wil jouw organisatie helder en toegankelijk communiceren? En kun je daarbij wel wat advies en ondersteuning gebruiken? Neem contact op met Moor Communicatie.